RESPONDE AQUÍ A LAS PQR-NC-AM: CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA, ACCIÓN DE MEJORA

¿CÓMO GENERO UNA AC/AM?

1. El Director del área, al recibir una NC, Queja o Reclamo, análisis de auditoría, Indicadores, revisiones de proceso y de GPE, hace click sobre el enlace del formato SI-09 (v3), abajo.
2. Allí se selecciona la hoja ESTADO AC/AM
3. Toma el consecutivo libre, contiguo a la última AC/AM y diligencia las columnas de izquierda a derecha hasta la columna fuente, de acuerdo con la información de entrada de la NC, PQR´S, Auditoría, Análisis de Indicadores, Revisiones de proceso y de GPE.
4. Luego, selecciona el enlace con el formato SI-08 (v4) que corresponde al formato de AC/AM. Este permite el acceso a la carpeta general de respuesta por áreas. Se debe seleccionar la Unidad de la cual se habla en la NC ó en la PQR´S, ya sea directamente o cómo otra área relacionada, que debe revisar: ¿qué púdo haber hecho su proceso para que esa situación no se presentara?.
5. Posteriormente, al ingresar a la carpeta se debe ingresar al archivo correspondiente al proceso responsable dentro de la Unidad.
6. Con el click derecho duplica la hoja y la nombra indicando el consecutivo correspondiente a la AC/AM, guión y siglas de la Unidad (área), guión y subunidad (área), si aplica.
7. Diligencia la primera sección de la AC/AM, identificando la frecuencia, el origen, al responsable de la solución y al final del formato indica el nombre del responsable de la verificación o seguimiento a la ejecución realizada.
8. Reenvía el correo de entrada a los líderes del proceso e involucrados (responsable de la solución, responsable de la verificación y trabajadores que pueden apoyar la solucion), indicando la creación de la nueva AC/AM, con el respectivo consecutivo.
9. Si se presentan fallas repetitivas sobre la misma causa raíz, aún en proceso, se puede dar resuesta a la nueva AC/AM dentro de la que se esté trabajando señalando los consecutivos de las AC/AM, las descripciones de cada una en celdas consecutivas indicando el consecutivo de la AC/AM a la que se refiere y de la misma forma la corrección propuesta. Este ejercicio de consolidación, por deberse a la misma causa raíz, solo es posible con un análisis dedicado y consciente de forma que el plan de acción generado responda satisfactoriamente a la causa identificada y de cuenta de todas las dimensiones expuestas en las AC/AM involucradas. 
10. El responsable de la solución, designado arriba, ingresa al enlace con el formato SI-08 (v4) que corresponde al formato de AC/AM del consecutivo indicado en el correo del director y diligencia el formulario restante, copiando la descripción y la solución propuesta original. Coordina la respuesta inmediata, el análisis de la causa raíz, clasifica y plantea con el equipo pertinente el plan de acción de corrección inmedita como de solución de la causa raíz, delega a los responsables de la ejecución del plan e indica las fechas de ejecucion y las fechas de seguimiento, en conjunto con los involucrados.
11. El responsable de la solución debe informar al Director del área sobre el planteamiento del plan de acción para su aprobación y continuar con la ejección.
12. El Director del área analizará la corrección propuesta como el plan de acción de la acción correctiva y aprobará, o no, su ejecución. 
13. El responsable de la solución debe hacer seguimiento a la fecha de ejecución propuesta y una vez ejecutado el plan, debe informar al Responsable de la Verificación mediante correo electrónico, sobre dicha ejecución, para que éste agende las fechas de seguimiento y las ejecute.
14. El responsable de la verificación, en compañía del coordinador OYM, una vez realizado el seguimiento, debe realizar el análisis y las observaciones correspondientes en el formato, actualizar las fechas de seguimieto, si son diferentes a las fechas propuestas, verificar si el plan de acción ejecutado fue efectivo, o no y hacer la respectiva recomendación sobre el cierre, el requerimiento de mejora, o no satisfactoria (No cierre) y de requerirse, indicar un nuevo consecutivo de AC/AM, en el mismo formato. 
15. El responsable de la verificación una vez terminada su responsabilidad debe informar al Director del área y Coordinador OyM sobre la finalización del proceso para la actualización de estado en la hoja de estado del formato por parte de OyM.