Preguntas referentes al manejo y consulta del Calendario empresarial
¿Qué es el Calendario Empresarial?
El calendario empresarial es una herramienta de planeación para le Gerencia Estratégica de ITT, con el fin de planear e informar, oportunamente, la programación de las actividades organizacionales (eventos y fechas importantes, a nivel empresarial).
¿Cómo activo el Calendario Empresarial?
El calendario empresarial debe ser habilitado dentro del calendario de Google, activándolo en otros calendarios, dando click izquierdo sobre el calendario: ITT EMPRESARIAL.
¿Que se programa en el Calendario Empresarial?
Las fechas programadas son las fechas de realización de la actividad, la fecha de socialización de informes o presentación de entregables a Gerencia: presentación del plan estratégico, macro y micro objetivos, presupuesto, actividades de Bienestar, celebraciones empresariales, cumpleaños de todos los trabajadores de ITT, reinducciones al personal, fechas de cumplimiento legal a nivel financiero y HSEQ (pausas activas, simulacros, etc), reuniones de gerencia, interprocesos, vacaciones de los trabajadores y su programación por parte de los líderes de procesos y aquellos que surjan por interés estratégicos de la organización.
¿Quién debe agendar las fechas en el calendario empresarial?
La información debe ser cargada por los administradores de DGR, una vez se definan fechas de los diferentes eventos y actividades. La responsabilidad principal la tiene el coordinador de OYM.
¿Qué recomendaciones debemos tener en cuenta en el uso del calendario empresarial?
Recomendamos copiar en los calendarios propios, las actividades agendadas de nuestro interés particular, en las que tengamos que realizar actividades previas, agendando las acciones previas, para cumplir con el objetivo en las fechas programadas.
Los líderes de proceso deben informar, oportunamente, en DGR, las fechas planeadas de actividades de interés estratégico con el fin de ser programadas en el Calendario Empresarial.
Una especial recomendación para el comité de convivencia, es estar muy pendientes de las fechas de cumpleaños de todo el personal, con el fin de planear con anticipación las actividades a realizar a los cumpleañeros. También al COPASST con las actividades sobre emergencia que se hayan planeado.
¿Cómo está configurado el calendario empresarial?
En el módulo de configuración del calendario, se encuentra configurado de la siguiente forma:
1. En los detalles del calendario:
País: Colombia
Zona horaria: Bogotá
Aceptar invitaciones automáticamente: Añadir todas las invitaciones de forma automática a este calendario
2. En compartir el calendario: compartirlo con todas las personas de la organización.
Autorizaciones:
a. DGR, GE: realizan cambios y administran el uso compartido
b. Líderes de Proceso: Realizan cambios en eventos
c. Todo el personal: Consultan los detalles de todos los eventos
3. Notificaciones:
a. Ventana emergente: 30 minutos antes de la actividad en eventos
b. Ventana emergente: 1 día antes de la actividad, a las 9am, en eventos de todo el día
c. Correo: Cuando alguien cambia o cancela un evento
4. Solo las personas con autorización de administrador están autorizadas para ingresar a la sección de papelera y restaurar o eliminar elementos enviados a la papelera.