Recepción

¿Cómo se atienden los visitantes en ITT?

PASOS PARA ATENDER A UN VISITANTE.

1.    Para el ingreso, si la reja está cerrada, debemos hacer una seña para que el visitante pueda abrir e ingresar al antejardín.

2.    Cuando ingrese debemos marcar #311 para hablar por el citofono y poder ser escuchados afuera. Saludar amablemente y si el visitante tiene casco, pedirle que se lo retire y preguntar su nombre, a quien busca o en que le podemos colaborar.

3.    De acuerdo con la información suministrada, autorizar o no, su ingreso.

4.    Cuando el visitante hace el ingreso a la recepción, ratificamos con quien tiene cita y procedemos a anunciarlo con la persona solicitada (vía telefónica o por slack si está en reunión).

5.    En caso que la persona encargada no se encuentre en la oficina, le pedimos al visitante que espere, para poder comunicarnos con la persona solicitada. Lo podemos llamar al celular y confirmar, si se demora o está cerca y le hacemos saber al visitante la situación y el paso a seguir.

6.    Lo invitamos a leer la información de Seguridad y rutas de evacuación.

7.    Igualmente, lo invitamos a llenar el formato de ingreso que se encuentra en la repisa, al lado del buzón de sugerencias.

8.    Lo invitamos a sentarse y le ofrecemos algo de tomar, si aún no va a seguir.

9.    La persona solicitada, o delegada, debe recoger a su visitante en la recepción y acompañarlo durante su permanencia en la oficina. Ella es la encargada de indicarle las acciones a seguir en caso de emergencia.

10. Luego del ingreso del visitante, llamar a cafetería para solicitar atención de cafetería.

11. Después que la reunión termine, debemos abrirle la puerta para que la persona salga de las instalaciones. Sonreír y despedirlo amablemente, preferiblemente por su nombre, anteponiendo el prefijo: Señor(a), Ingeniero (a), Doctor(a), etc.

 

¿Cómo se atienden los mensajeros en ITT? 

PASOS PARA ATENDER A UN MENSAJERO.

1.    Al igual que el visitante, al mensajero, le debemos hacer una seña para que pueda abrir e ingresar al antejardín.

2.    Cuando ingrese debemos marcar #311 para hablar por el citofono y poder ser escuchados afuera. Saludar amablemente y si el mensajero tiene casco, pedirle que se lo retire y preguntar su nombre, a quien busca o en que le podemos colaborar.

3.    Cuando ingrese a la recepción, aclaramos a que viene e iniciamos el proceso según corresponda. Por lo general ellos vienen a radicar facturas o a entregar pedido.

4.    Cuando vienen a entregar pedidos, llamamos a la persona encargada del pedido y lo invitamos a esperar hasta que el encargado venga y confirme su pedido. Si pasados 10 minutos no ha sido atendido, volver a notificar a la persona y sugerir, si es el caso, que otra lo atienda.

5.    Cuando vienen a radicar facturas, recibimos la factura, le pedimos que se siente mientras se radica (debemos tener presente que la hora de radicar documentos o facturas es de 8 am a 12 pm). Cuando vamos a radicar una factura, ingresamos a Microsoft Access e ingresamos los datos de la factura para dejar constancia de que la factura se radicó (por lo general, el mensajero siempre trae una copia para él y otra para nosotros) y procedemos a colocar sello y adhesivo que confirma que la factura fue recibida. (ver en la INTRANET, preguntas de contabilidad, requisitos para la radicación de documentos y para la validez de las facturas)

6.    Cuando llega la correspondencia, debemos confirmar que los datos sean correctos y se firma el recibido, al mensajero. Después de esto, se hace entrega, de cada sobre, a la persona correspondiente. Si la correspondencia es de algún servicio público, debemos abrirlo y radicarlo; después de esto, debemos escanearlo y enviarlo vía email a Nidia Martínez, María Elvia Barrera, Sara Vallejo y Juan Carlos López. Si son sobres dirigidos al Ingeniero Hugo, estos deben ser entregados a Nidia Martínez para su revisión.  

7.    Al terminar de radicar, o recibir el pedido, el mensajero debe retirarse de las instalaciones. Debemos abrirle la puerta para que la persona salga, sonreír y despedirlo amablemente, preferiblemente por su nombre.

 

¿Cóo se reciben, en recepción, los trabajadores de ITT?

PASOS PARA ATENDER A UN TRABAJADOR DE ITT

1.    Si la persona que ingresa es un trabajador, este debe colocar su huella y habilitar con ella su ingreso.  Lo mismo con su salida, sin excepción.

2.    Si la persona que ingresa es un contratista, se autoriza su ingreso, preguntando, previamente, a quien busca para tener control dentro de las instalaciones y se avisa a la persona a quien solicita para recibir indicaciones a su ingreso.

3.    Lo invitamos a leer la información de Seguridad y rutas de evacuación.

4.    Igualmente, lo invitamos a llenar el formato de ingreso que se encuentra en la repisa, al lado del buzón de sugerencias y a seguir las acciones que esa persona le invite a seguir en caso de emergencia.